在宅で仕事をしていると、取引先のサービスにログインして作業することがあります。ブログやホームページの更新、SNSの投稿、オンラインの手続きの代行など。そのときに、取引先のIDやパスワードを預かることもあると思います。
自分のパスワードなら自分の責任ですみますが、預かったパスワードが漏れれば、取引先に迷惑をかけ、信頼も失いかねません。この記事では、取引先から預かったIDやパスワードを扱うときに気をつけたいことをまとめます。
他人のIDやパスワードの扱いと法律
総務省の「国民のためのサイバーセキュリティサイト」では、不正アクセス禁止法について、不正アクセス行為だけでなく、不正アクセスにつながるIDやパスワードの不正な取得・保管や、不正アクセスを助ける行為も禁止している法律だと説明しています。
取引先から正式に頼まれて、認められた範囲で作業するのは、ふつうの仕事です。ただ、他人のIDやパスワードは、それだけ慎重に扱うべきものだということは、覚えておきたいところです。
ルール1：できれば「預からない」方法を選ぶ
いちばん安全なのは、取引先のパスワードそのものを預からないことです。サービスによっては、次のような方法が用意されています。
- 取引先のアカウントに、作業する人を「メンバー」や「ユーザー」として追加してもらう
- 作業に必要な権限だけを持つ、別のアカウントを発行してもらう
この方法なら、取引先は自分のパスワードを教えずにすみ、仕事が終わったら作業する人のアカウントを外すだけで片付きます。作業の記録も、誰が何をしたかがわかりやすくなります。
パスワードを預かる話が出たら、まず「メンバーを追加する機能はありませんか」と聞いてみるとよいと思います。
ルール2：メールなどで平文のまま受け取らない
どうしても預かる場合は、受け取り方に気をつけます。総務省のサイトでも、パスワードを電子メールでやりとりしないよう注意しています。
メールの本文にIDとパスワードが一緒に書かれていると、メールが誤送信されたり、メールアカウントに入られたりしたときに、そのまま悪用されるおそれがあります。
受け取るときは、たとえば次のような方法があります。
- パスワード管理アプリの共有機能を使う
- IDとパスワードを別々の方法で伝えてもらう
1Passwordには、保存したアイテムを、1Passwordを使っていない人にも共有できるリンクを作る機能があります。公式ガイドによると、リンクの有効期限や、誰がアクセスできるかを選べます。取引先が1Passwordを使っていれば、この方法で受け渡しができます。
ルール3：自分のパスワードと同じように、きちんと保管する
預かったIDやパスワードは、紙のメモやパソコンのメモ帳にそのまま書いておくのではなく、パスワード管理アプリに保存します。
保存するときは、あとで探しやすく、片付けやすいように、アイテム名に取引先の名前を入れたり、タグを付けたりしておくと便利です。
家族と共有する保管庫を使っている場合は、預かったログイン情報をそこに入れないように注意します。
1Passwordファミリーとは？個人版との違いと家族で使うときの考え方
ルール4：頼まれた範囲でだけ使う
預かったIDやパスワードは、取引先から頼まれた作業のためだけに使います。
- 頼まれていない設定の変更や、作業に関係のない画面ののぞき見をしない
- 自分の判断で、ほかの人に教えない（外注先や手伝ってくれる人に渡す場合も、取引先の了解を取る）
- 家族と共用しているパソコンや、外出先の共用パソコンでログインしない
取引先のアカウントに二段階認証が設定されていて、作業のたびに取引先のスマホに確認コードが届く場合は、コードのやりとりの方法も、あらかじめ決めておくと安心です。
ルール5：仕事が終わったら片付ける
仕事が終わったら、預かったログイン情報を片付けます。
- パスワード管理アプリやメモから、預かったIDやパスワードを削除する
- 取引先に、パスワードの変更をすすめる（メンバー追加の場合は、自分のアカウントを外してもらう）
- ブラウザに保存されていないかも確認する
取引先がパスワードを変えてくれれば、万一、預かっていた情報が残っていても、悪用されるおそれは小さくなります。
もし漏れてしまったら
預かったIDやパスワードが漏れたかもしれないときは、すぐに取引先に連絡します。自分だけで何とかしようとせず、パスワードの変更など、取引先と一緒に対応を進めることが大切です。
漏れていないかの確認や、漏れたときの対応は、こちらの記事でまとめています。
パスワードが漏れていないか確認する方法｜漏れていたときにすぐやること
私の場合
私は、取引先が契約しているアプリを閲覧するために、取引先から私専用のIDを付与してもらったことがあります。取引先のパスワードそのものを預かるのではなく、私が使うためのIDを用意してもらう形です。付与されたIDとパスワードは、自分のものと同じように1Passwordに保存して管理しています。
この方法なら、取引先は自分のパスワードを教えずにすみますし、私も取引先のパスワードを預かる責任を負わずにすみます。仕事が終わったら、そのIDを止めてもらえば片付きます。お互いに安心できる方法だと感じています。
まとめ
取引先から預かったIDやパスワードは、自分のもの以上に慎重に扱いたいものです。
- できれば預からず、メンバー追加などの方法を選ぶ
- メールで平文のまま受け取らない
- パスワード管理アプリで、きちんと保管する
- 頼まれた範囲でだけ使う
- 仕事が終わったら片付ける
この5つを守ることが、取引先からの信頼にもつながります。
私が使っている1Passwordについては、こちらの記事にまとめています。
【使用レビュー】1Passwordソースネクスト版は買い？公式サブスクとの違い・コスパを実体験で解説
参考資料
不正アクセス行為の禁止等に関する法律（総務省 国民のためのサイバーセキュリティサイト）
