二刀流でも保管庫は1つでいい？私用・個人事業・法人のログイン情報の整理

個人事業とひとり法人の二刀流で仕事をしていると、ログイン情報が3種類に分かれます。私用のもの、個人事業のもの、法人のものです。

パスワード管理アプリには、ログイン情報を入れておく「保管庫」を複数作れるものがあります。そうなると、「私用・個人事業・法人で保管庫を分けたほうがいいのでは？」と考える人もいると思います。

結論から言うと、私は保管庫を分けず、1つにまとめています。この記事では、その理由と、保管庫を分けるメリットと手間、分けずに整理する方法をまとめます。

保管庫とは

保管庫は、パスワード管理アプリの中で、ログイン情報やメモなどを入れておく入れ物のことです。

私が使っている1Passwordでは、公式サイトによると、デスクトップアプリやスマホアプリから保管庫を必要な数だけ作り、名前を付けて整理できます。また、保管庫ごとに家族や同僚と共有することもできます。

私の1Passwordには、私用・個人事業用・ひとり法人用のログイン情報が、1つの保管庫に混ざって入っています。それで困ったことは、あまりありません。

むしろ、保管庫を分けて情報が分散するほうが、手間がかかると感じています。新しく登録するたびに「これはどの保管庫に入れるか」を考えなければならず、探すときもどこに入れたかを思い出す必要が出てくるからです。

二刀流で迷いやすいのは、同じサービスに個人用と法人用の2つのアカウントがある場合です。たとえば銀行や会計ソフトでは、個人事業用と法人用で別々のアカウントを使うことがあります。

私は、法人用のアカウントのアイテム名に「法人」や法人名を付けて見分けています。サービス名で検索すれば両方が並んで表示されるので、名前を見ればどちらのアカウントかすぐにわかります。保管庫を分けなくても、アイテム名を工夫するだけで十分に区別できています。

保管庫を分けることにも、もちろんメリットはあります。

分けるメリット

分けると増える手間

ひとりで仕事をしていて、ほかの人と共有する予定がないなら、分けることで得られるものより、手間のほうが大きくなりやすいと思います。

保管庫を1つにしても、整理する方法はあります。1Passwordの公式ガイドでは、次のような機能が紹介されています。

検索
アイテム名だけでなく、タグやカテゴリなども検索できます。数が多くても、サービス名で検索すればすぐに見つかります。

タグ
アイテムにタグを付けて分類できます。「法人」「個人事業」のようなタグを付けておけば、保管庫を分けなくても、必要なときにまとめて表示できます。

お気に入り
よく使うアイテムをお気に入りに登録して、すぐに開けるようにできます。

アーカイブ
使わなくなったアイテムをアーカイブに移すと、ふだんの一覧から外れます。必要になったら元に戻すこともできます。

もし分けるとしたら、私なら「私用・個人事業・法人」ではなく、「いま使っているもの」と「もう使わないけれど念のため残しておきたいもの」で分けると思います。ただ、この分け方であれば、保管庫を新しく作らなくても、アーカイブ機能で近いことができそうです。

一方で、次のような場合は、保管庫を分ける意味が出てきます。

共有したい情報だけを1つの保管庫にまとめておけば、ほかの情報まで見せずに済みます。共有する相手ができたときに、必要な分だけ分ければ十分です。

二刀流でログイン情報が3種類あっても、ひとりで使うなら保管庫は1つで十分だと私は考えています。保管庫を分けると、保存するときも探すときも手間が増えるからです。

整理したいときは、保管庫を増やす前に、検索やタグ、お気に入り、アーカイブを使ってみてください。保管庫を分けるのは、人と共有する必要が出てきたときで十分です。

私が使っている1Passwordについては、こちらの記事にまとめています。